ניהול חכם של פרויקט אינו בגדר חלום – הכל מתחיל מהגדרות תקציב נוקשות וברורות. המהנדסת דפנה בירן-אורבך, שותפה ב"אורבך הלוי אדריכלים", מסבירה איך בסופו של יום כולם ייצאו מרוצים
פרויקט החלומות שלי הוא כזה הנלווית לו מסגרת תקציב. נכון, כביכול מדובר בעניין מובן מאליו, אך הלוואי שכך אכן היו פני הדברים: ברוב המקרים, לפרויקט קיים תקציב שבו המתכנן יודע מה סדר גודל ההוצאה על תכנון. מנגד, על סעיפים דוגמת פיתוח, היתרים, בניית תשתית, מערכות (קירור, אינסטלציה, כיבוי אש, חשמל, תקשורת), עבודות הבנייה והגמר – מסגרת תקציבית משולה לחלום רחוק ובלתי ניתן למימוש.
מבולבלים? אני כבר לא. על פי רוב, כאשר חברה מחליטה על פרויקט בינוי, מתקבל תקציב מעורפל: הסעיפים בו אינם מוגדרים דיים, והיזמים או מנהלי הפרויקט מצהירים כי "נתקדם תוך כדי עבודה" או נוקטים במטבע הלשון השחוק – דולר למ"ר.
פרויקט "מכשירי תנועה"

אך כמו תמיד, צצות קושיות שלא כתובות בהגדת התקציב – בכמה מ"ר מכפילים? מה מחשבים מחוץ לסכום הנקוב? האם פיתוח השטח נכלל בתקציב? שאלות אלו ועוד רבות אחרות הופכות את המעבר מ"תקציב למ"ר", לשורה תחתונה שעלולה להיחתם בסכום מפלצתי.
מתחילים תכנון מחדש
ישנם מתכננים שעבורם הנתונים הללו נראים כגן עדן תכנוני, אך למעשה, חוסר הכרת האפשרויות והמגבלות התקציביות מהווה מכשול – יותר מאשר הקלה. אין יעד לתקציב הקמה המלווה במעקב הדוק? צפו להתנגשויות בלתי נמנעות עם הלקוח.
פרויקטים שלמים נכנסים למסלול של "תכנון מחדש", לעתים תוך החלפת צוות התכנון כולו. עובדה זו מוסיפה נדבך נוסף לסעיף הוצאות ההקמה, וזאת מבלי שאף אחד מהצדדים יצא מרוצה. קרה לא פעם שתכננו פרויקט במסגרת מכרז, רק כדי לגלות שעלות הפרויקט שהצענו גבוהה בהרבה מהתקציב שהוכרז עליו במכרז.
פרויקט UPS בקיסריה

איך זה ייתכן? בעלי המכרז לא חישבו כמה מתוך הסכום הנאה שציינו באמת יוקצה לתכנון, וכמה ממנו ישמש עבור הוצאות: היתרים, תשלום ליועצים, תשלום לפיתוח סביבתי, ועוד. כך התכנון הותאם לתקציב המכרז – שכלל לא היה רלוונטי.
בהמשך, התוצאות העגומות לא מאחרות לבוא ועולים קשיי תכנון אדריכליים. האם המונח "2,000 דולר למטר" מתייחס ל-2,000 דולר שכולם מיועדים לתכנון? או שמא 1,000 דולר למטר יכולים לשמש לבדם את האדריכל בתכנון המבנה? שהרי 1,000 דולר נוספים לכל מטר יכסו את עלויות הפיתוח, ההיטלים, התשתיות וכן הלאה.
מעבר לכך, נוצר קושי נוסף המתבטא ביחסים בין הלקוח לאדריכל: הלקוח רואה כי האדריכל מתכנן מבנה יקר, בוחר חומרים יקרים או חורג ממסגרת התקציב (הידועה באופן מעורפל רק ללקוח). על כן, הוא מגיב בחוסר שביעות רצון ולעיתים אף בחוסר אמון. האדריכל נתפס בעיני הלקוח כבזבזן, כמי שלא הבין את צרכיו וכאחד שעושה דברים על דעת עצמו – אחרת איך ייתכן שהתוכניות מייצרות מבנה כל כך יקר?
הפתרון: מסגרת תקציב מהיום הראשון
איני מחפשת הפתעות באמצע הדרך – מסיבה זו, בפרויקטים בהם אני מעורבת אני דורשת "להילחם" עם התקציב כבר מהיום הראשון. על מנת להצליח במשימה, עלי להיות מודעת להיקפי התקציב, לאילוצים, לצרכים הנוקשים וליתר ההוצאות מסביב. במידה שגובה התקציב טרם הוחלט, אהיה מעורבת בגיבושו – טריוויאלי ככל שייראה הדבר, כך בדיוק מומלץ לפעול.
אמנם הדרישות שלי יוצרות כאב ראש ללקוחות, היות שאני מבקשת מהם להתאמץ, לחשב, ולהגדיר סדר עדיפויות. אולם ישנם לקוחות המגיעים לאורבך הלוי בדיוק מסיבה זו – אנו חוסכים להם כאב ראש הרבה יותר גדול בהמשך. לקוח שלא מתכנן תקציב מראש, משלם גם בכאב ראש אך לרוב, גם בכאב כיס.
אורבך הלוי, פרויקט תעבורה ברמלה – זוכה פרס אות העיצוב 2008


כמהנדסת מנוסה אני מודעת לעלויות של משתנים דוגמת מערכות, חומרים, היתרים והיטלים, ומה עלויות הייעוץ המתקבלות על הדעת. מסיבות אלו אני דורשת להיות מעורבת בתקציב ובסופו של דבר, הלקוחות מגלים כי כאב הראש הזה יכול רק לתרום.